В книге «Канбан и Скрам: выжимаем максимум» Хенрик Книберг и Маттиас Скарин рассказывают о влиянии WIP-лимитов на эффективность работы компании. Согласно собранной авторами статистике, при использовании WIP-лимитов на 30-35% уменьшается время цикла работы над задачей, а также на 20-40% увеличивается пропускная способность, то есть растет результативность. Почему так происходит и как повторить сценарий успеха в своем бизнесе? Разберемся в этом вместе.

В статье расскажем:

что значит «WIP», и как работают лимиты задач;
какого результата можно добиться после внедрения лимитов;
как определить ограничения по незавершенным задачам для каждого сотрудника;
как внедрить эти лимиты в командную работу.

Что значат лимиты в Канбан (Kanban)

WIP — это один из инструментов, который используется в методологии управления проектами Канбан (Kanban). Он позволяет отслеживать и ограничивать количество незавершенных задач, которые стоят на сотруднике или отделе одновременно.

Посмотрим, что такое WIP-лимит на примере:

Сотрудники работают на конвейерном производстве автомобилей. Три цеха последовательно связаны друг с другом: изготовление деталей — сборка — покраска. Представим, что на этапе сборки появился простой: уже много автомобилей находится в цеху, а в соседнем здании завода продолжают изготавливать и поставлять детали.

Руководитель ставит WIP-лимит для цеха сборки: не более 50 автомобилей одновременно. Теперь если рабочие собирают 50 машин, то новые детали в цех не поставляют. То есть сотрудники не будут приступать к новому автомобилю, пока не передадут на покраску собранную машину. Такое решение руководителя навело порядок: нет перепроизводства и проблем с хранением деталей.

У аббревиатуры WIP расшифровка — Work In Progress, то есть «незавершенная работа». В Канбан (Kanban) различают и используют:

метрику WIP, чтобы отслеживать количество задач в работе;
инструмент WIP-лимит, чтобы ограничивать объем заданий.

WIP нужен для контроля и анализа, а WIP-лимит — это инструмент управления.

Далее в статье мы говорим именно о Work In Progress Limit (лимитах незавершенной работы). Его часто используют при управлении проектами по гибким методологиям. В системе для организации командной работы Аспро.Agile есть возможность ставить WIP-лимиты. Посмотрим на примере сервиса, как можно использовать инструмент:

Определять количество незавершенных задач для каждой колонки доски. Это помогает концентрировать внимание команды на конкретных задачах каждого этапа.

Следить за превышением лимитов. Если в какой-то колонке количество задач стало больше допустимого, то система оповестит об этом. Контроль помогает своевременно находить узкие места в потоке задач, то есть этап, на котором происходит замедление работы.

Архивировать завершенные задачи, чтобы они не висели на доске длинным списком. Если на этапах работы можно поставить WIP-лимит, то в колонке завершенных задач часто скапливается большое количество карточек. Система может автоматически убирать старые выполненные задачи с доски. Для этого нужно настроить автодействия. Тогда карточки, которые висят на доске определенное время, будут уходить в архив.

Какую пользу дают бизнесу WIP-лимиты

Использование WIP-ограничений — это способ концентрации внимания сотрудников на выполнении конкретных задач. Иногда многозадачность — хорошее качество. Но обычно получить от нее пользу можно только при выполнении повседневных дел, которые не требуют высокой вовлеченности в процесс. Например, легко одновременно отвечать другу на сообщения и делать заказ в интернет-магазине.

Но когда работа требует высокой концентрации, то многозадачность может сказаться негативно. Сотрудник будет перескакивать с одного дела на другое, а его эффективность — снижаться: в работе будут появляться ошибки, из-за состояния стресса начнется выгорание. Чтобы избежать этого, используют WIP-лимиты — они помогают и сотрудникам, и всему бизнесу в целом.

Снижение стресса

Большое количество задач «в работе» приводит к тому, что сотрудник старается все успеть в кратчайшие сроки. Но часто это невозможно из-за слишком большого объема. Задачи, которые долго стоят в очереди, могут стать причиной стресса. А тот, в свою очередь, приведет к прокрастинации. То есть получится обратная желаемой ситуация: задач много, а выполнить не получается даже малую часть.

К тому же высокая нагрузка часто приводит к профессиональному выгоранию. Сотрудники или хуже справляются с работой, или вовсе уходят с рабочих мест.

Что значат лимиты для сотрудника:

нет необходимости ускорять темп выполнения задач, поэтому упор можно сделать не столько на скорости, сколько на качестве;
не нужно переключать внимание на разные задачи, можно полностью погрузиться в небольшое количество текущих дел;
не будет мучать совесть из-за большой очереди невыполненных дел;
каждая завершенная задача — прогресс, достижение, так как колонка с карточками уменьшается.

По данным Американского института стресса, 39% работников считают, что основной причиной стресса становится чрезмерно высокая нагрузка.

Поиск бутылочных горлышек

Бутылочное горлышко (bottleneck), или узкое место в рабочем процессе — это такая ситуация в Канбан (Kanban), когда на доске неравномерно распределяются задачи. Например, на одном из этапе скапливается самое большое количество карточек. Из-за этого работа над последующими этапами идет замедленно.

Установка WIP-лимитов помогает подсвечивать слабые места. Когда в колонке скапливается слишком много задач, таск-трекер оповещает об этом. И руководитель, и рядовые сотрудники понимают, что превышение WIP-лимитов сигнализирует о появлении узкого места в рабочем процессе, и нужно принимать решение по его устранению.

Кстати, отслеживать появление бутылочных горлышек можно не только по простою карточек на доске, но и по графику времени цикла. В сервисе Аспро.Agile можно следить за метрикой времени цикла (cycle time). График показывает, какое количество времени задачи находятся на том или ином этапе. Где требуется больше всего времени, там, возможно появились проблемы с эффективностью.

Повышение производительности и качества продукта

Снижение общего стресса на рабочем месте и концентрация на ограниченном количестве задач приводит к тому, что сотрудники подходят к работе более качественно. Они сфокусированы на текущих процессах, поэтому имеют больше возможностей для их эффективного выполнения.

Среди ограниченного количества задач проще расставлять приоритеты. Например, в списке из 40+ карточек легко запутаться: что сделать в первую очередь, а что потом? А если перед глазами находится только 4-5 задач, то построить рабочий день намного проще.

Однако руководитель может дополнительно ставить приоритеты на задачи даже внутри WIP-лимита. Например, в сервисе Аспро.Agile можно определять приоритет каждой задачи: низкий, средний или высокий. На доске можно фильтровать таски по этому критерию, чтобы сначала приступать к самым важным делам.

Оптимизация распределения задач и прозрачность

Когда есть определенные рамки по количеству незавершенных задач, менеджеру проще контролировать рабочий процесс. Появляется некоторая предсказуемость: руководитель знает, какое количество задач находится в работе, на каком этапе. Он может регулировать это с помощью уменьшения или увеличения лимита.

Что означают лимиты для руководителя:

Ограничение помогает управлять ресурсами. Это можно проиллюстрировать примером компании Toyota. С внедрением системы Канбан (Kanban) и лимитов получилось сократить складские остатки и перепроизводство. Потому что руководитель определил, какое количество деталей может одновременно находиться в каждом цеху. Таким образом, лимиты — не только про ограничение задач, но и про распределение товаров, сырья.
Лимиты помогают распределять задачи на сотрудников. Когда у каждого работника есть определенное количество незавершенных задач, не случится ситуации, когда у коллег наблюдается сильный разброс по нагрузке. Руководителю легче балансировать, он может устанавливать каждому индивидуальный лимит, в зависимости от трудности задач.
Небольшое количество активных задач облегчает контроль над их статусом. В большом списке карточек труднее следить за их перемещением по доске, прогрессом.

Как определить лимиты для сотрудников

Для внедрения лимитов нужно средство визуализации командной работы — доска. Она помогает сотрудникам отслеживать количество задач.

Работа может требовать различное время и трудозатраты на ее выполнение. Поэтому и сотрудники могут справляться с разным количеством задач. Потому для разных отделов и направлений деятельности стоит определять отдельные лимиты. Как это сделать:

Проанализировать текущую работу. Сколько в среднем задач находится на одном этапе? Предположим, разработчик работает сразу над 4 программами.
Задать лимит, который будет ниже, чем текущая нагрузка. Так можно ограничить программиста одновременной работой над тремя проектами. На этапе внедрения WIP-лимитов Канбан в работу такое решение поможет понять, как ограничение скажется на результате.
Обсудить изменения с командой. Специалисты должны понимать, что эти ограничения направлены на повышение комфорта их работы, а также на увеличение результативности. Можно проводить встречи — встречи у доски, на которых обсуждается общий прогресс и слабые места. Другой вариант обсуждения лимитов — ретроспектива спринта, если вы работаете по гибридной методологии Скрамбан (Scrumban).
Постепенно снижать лимиты. Нужно вводить ограничение на незавершенные задачи плавно. Так в разработке можно оставить сперва 3, а потом 2 программы. Главное, после каждого сокращения лимита оценивать, как это отображается на результатах.
Корректировать и анализировать лимиты. Метриками для анализа эффективности могут служить: время выполнения задач, количество тасков в работе, личная удовлетворенность сотрудников. Если вы замечаете, что показатели работы на каких-то этапах проекта снижаются, можно вернуть более высокий WIP-лимит.

В статье мы рассказали про лимиты незавершенной работы — что это такое, и как они повышают эффективность работы команды. Внедрение этого инструмента управления проходит достаточно быстро и интуитивно понятно. Ориентируйтесь на удовлетворенность команды и другие метрики Канбан (Kanban), чтобы отслеживать прогресс и корректировать лимит незавершенных задач.

Попробовать Аспро.Agile

Лимиты незавершенной работы: увеличиваем эффективность команды и снижаем нагрузку