Как интернет-агентство нашло аналог Asana и сэкономило время и ресурсы
К числу продуктов, которые покинули российский рынок, недавно присоединился сервис Asana. Герои нашего сегодняшнего кейса — веб-агентство из Сибири, которое раньше его использовало. В отличие от многих других компаний, команда решила вопрос переезда с Asana на другую платформу сильно заранее. В результате, компания не только сэкономила ресурсы с переезда, но и ускорила выполнение клиентских проектов.
О клиенте
По просьбе клиента разглашать название агентства в этом кейсе мы не будем. Компания, о которой пойдет речь далее, занимается индивидуальной разработкой сайтов для бизнеса, а также настраивает и ведет таргетированную и контекстную рекламу. Большинство клиентов агентства — предприятия и компании регионального масштаба.
Как для разработки клиентских сайтов, так и для рекламных проектов, агентство использует менеджер задач.
Над каждым проектом работает несколько человек — менеджер и его команда. Для каждого проекта создаем сущность в системе, добавляем команду, составляем список задач. Менеджеру удобно наблюдать за прогрессом работ.
— Антон , управляющий партнер
Миграция в Аспро.Agile
Весной 2022 вместе с санкциями появились первые новости о блокировках российских пользователей в зарубежных системах — прежде всего, в Jira. Как пользователи Asana, сотрудники агентства отнеслись к этому спокойно.
Поначалу казалось, что Asana все это не коснется. Как-то оплатили еще год пользования системой. Через полгода все же задумались и стали искать замену среди российских аналогов. Новости про Trello только подтвердили, что мы на правильном пути.
Руководство агентства решило искать аналоги сервиса в интернете. В силу отсутствия каких-либо новостей о возможной блокировке Asana, у команды была возможность тщательно протестировать варианты.
Начали с поиска. Нашли несколько вариантов, посмотрели рейтинги, сравнили. Затем регистрировались в сервисах и заводили в них новые клиентские проекты, которые прилетали в тот момент. Так мы могли лучше понять, как может осуществляться наша работа в этих системах от начала и до конца отдельно взятого проекта.
Процесс тщательного отбора занял около полугода. В интерфейсе одного из отечественных аналогов Asana команда не смогла разобраться. Другую российскую платформу агентство отмело из-за дороговизны — не устроила стоимость нужного тарифа на одного пользователя.
По итогу руководство и команда приняли решение перебраться в Аспро.Agile по нескольким причинам:
- понятный интерфейс;
- удобная система работы по спринтам;
- функционал, которого нет у других конкурентов — мессенджер и база знаний.
Работа над проектами
Ранее проекты в агентстве велись по каскадной модели. Поэтому разработка клиентских сайтов растягивалась на месяцы. Ошибки на поздних стадиях проекта откатывали всю работу на предыдущие этапы.
В 2022 году руководство пыталось полноценно внедрить Scrum (Скрам). В чистом виде модель в компании не прижилась. Хотя некоторые атрибуты гибких методологий пришлись команде по вкусу. Например, итеративный порядок работы над проектами и оценку сложности задач — прямо как в Scrum (Скрам). Во многом из-за того, что изначально Аспро.Agile разрабатывался для работы по этой модели, сервис пришелся команде по вкусу.
Каждый проект команда начинает с формирования списка. Задачи составляются из целей проекта и заносятся в таблицу проекта в Аспро.Agile.
Быстро добавить большое количество задач можно через соответствующую строку в таблице
Затем общую массу заданий дробят на задачи по уровню приоритетности. Из них менеджер проекта уже составляет вехи и спринты.
Окно создания спринта: итерации можно задать сроки начала и завершения, а также добавить описание работ
Сверяемся с планом проекта, из списка, а, точнее, уже из текущих эпиков, составляем список задач на неделю и двигаемся по нему.
Антон , управляющий партнер
Незадолго до переезда агентства на платформу в системе появилась диаграмма Ганта. Команда этот функционал также оценила. С ее помощью менеджер проекта располагает эпики в нужном порядке и задает сроки реализации. Особенно удобно менять сроки эпиков и спринтов в случае, например, если работа над какой-то частью проекта затягивается.
Диаграмма Ганта в Аспро.Agile — составить ее можно как по спринтам, так и по вехам
Поскольку над каждым клиентским сайтом работают разные специалисты, список дробится на зоны ответственности команды. Задачи для дизайнеров, копирайтеров и программистов закрепляются за разными категориями.
Список задач проекта: для разных зон ответственности созданы категории, а сами задачи также сгруппированы по приоритетности
Дополнительные преимущества Аспро.Agile
Руководство компании приятно удивило наличие базы знаний в Аспро.Agile — в Asana и большинстве аналогов такой функционал не предусмотрен. Эффект от его использования не заставил себя долго ждать — база знаний ускорила процесс обучения новых кадров.
Раньше, когда к нам приходили новенькие, обучение было построено следующим образом: наставники беседовали с новичками, часами показывали им, как работать с теми или иными инструментами. Еще часть инструкций мы хранили на бумаге. Новички брали их с собой почитать. Разумеется, что-то терялось и портилось.
Теперь же мы просто отправляем новеньких читать базу знаний. Конечно, какие-то вопросы у них остаются, что-то прояснять все равно приходится, но времени на обучение стало уходить меньше.
Статья из общей базы знаний
Еще одним конкурентным преимуществом Аспро.Agile руководство компании считает встроенный мессенджер.
Конечно, не Telegram: не хватает функционала пересылки сообщений. Все же хранить рабочую переписку в том же месте, что и проекты, оказалось удобнее. Плюс немного времени экономится — не нужно открывать другие мессенджеры, чтобы обсудить какой-то технический вопрос.
Как выглядит мессенджер в Аспро.Agile
Итоги
После переезда в новую систему агентство успешно завершило около десятка проектов. Сотрудники агентства отмечают, что разработка клиентских сайтов стала более предсказуемой и контролируемой. Работа проектных команд стала более слаженной, а процессы формирования и ведения списков задач стали проще.
Опыт разработки, который команда получила с Аспро.Agile, также помог компании запустить новое направление — поисковую оптимизацию клиентских сайтов. Рабочие процессы на новом направлении выстроены по аналогии.
Доска с задачами по проекту
Клиенты отмечают, что Аспро.Agile — система далеко не идеальная. Но, несмотря на недостатки, своим выбором команда осталась довольна.
Поначалу немного расстроило, что нет прямого импорта из Asana, но перенести проекты было не так сложно. К тому же мы не стали дублировать старые, уже завершенные проекты.
В планах агентства — расширение штата и развитие новых направлений. Поэтому команда рассматривает переезд на тариф Аспро.Agile с большим лимитом пользователей и дополнительными возможностями.
